Guide de l'administration

Par où commencer

La page « Mise en service » liste ce qui reste à saisir et renvoie à l'écran concerné. Les informations marquées « Donnée de l'institut » attendent une source officielle : saisissez-les dès qu'elles sont connues, rien n'est inventé à leur place.

Comptes du personnel et des enseignants

1. 1« Comptes » › « Inviter une personne », ou « Inviter une liste » à partir d'un fichier CSV (modèle téléchargeable).
2. 2Chaque personne reçoit un lien pour choisir son mot de passe ; « Relancer les invitations » renvoie les liens en attente.
3. 3Les rôles déterminent les écrans accessibles. Personne ne peut attribuer plus de droits qu'il n'en possède.

Année, promotions et programme

1. 1« Années et promotions » : marquez l'année courante et créez les promotions (filière × niveau).
2. 2« Programme des cours » : unités d'enseignement, cours, crédits, puis affectation des enseignants.
3. 3« Horaires » : planifiez les séances ; l'horaire s'imprime au format des valves.

Étudiants (appariteur, secrétariat)

1. 1« Étudiants » : importez le registre de la promotion (CSV) ou ajoutez les étudiants un à un.
2. 2Générez les codes d'activation : imprimez les fiches à découper ou envoyez-les par email.
3. 3Les candidats admis s'inscrivent depuis « Admissions » : un matricule leur est attribué.

Notes et délibérations

1. 1« Notes » : validez puis publiez les évaluations transmises par les enseignants.
2. 2« Délibérations » : ouvrez la session de la promotion, vérifiez les contrôles, renseignez le jury, motivez les décisions modifiées, clôturez puis proclamez.
3. 3La proclamation émet les bulletins vérifiables et prévient les étudiants. Le procès-verbal s'imprime depuis la session.

Le règlement (seuil, arrondi, mentions, décisions) se règle par année dans « Délibérations » › « Règlement ».

Examens

1. 1« Examens » › créez la session (ordinaire ou de rattrapage) avec ses dates et ses consignes.
2. 2Ajoutez chaque épreuve : cours, jour, heures, salle, modalité et surveillants.
3. 3Les conflits (même promotion, même salle ou même surveillant au même moment) sont signalés ; la publication est bloquée tant qu'il en reste.
4. 4« Publier le calendrier » prévient étudiants et enseignants ; toute modification ultérieure leur est notifiée. « Imprimer » produit une page par promotion pour les valves.

Caisse

1. 1« Finances » : enregistrez les barèmes de l'année (montants officiels uniquement).
2. 2Enregistrez chaque paiement reçu ; un reçu numéroté et vérifiable est produit.
3. 3Les exonérations se saisissent avec leur motif. L'étudiant voit son solde à jour.
4. 4Frais de dossier des candidats : en haut de « Finances », vérifiez chaque référence sur le relevé, puis « Paiement reçu » (reçu numéroté) ou « Référence introuvable » (le candidat est prévenu et corrige).

Valve, site et communication

1. 1« Valve » : publiez un communiqué ciblé (institut, filière, promotion, cours) et suivez les accusés de lecture.
2. 2« Pages », « Filières », « Autorités », « Partenaires », « FAQ » : textes et photos du site public.
3. 3« Actualités » et « Agenda » : annonces et calendrier académique. « Médiathèque » : photos.

Documents officiels

« Documents » traite les demandes des étudiants et permet d'émettre directement une attestation ou un relevé. En bas de la page, « Paramètres des documents » fixe le signataire et les formules, à confirmer par l'institut.